Forma audytu
Jeszcze do niedawna audyty wewnętrzne odbywały się tylko i wyłącznie w formie oceny na miejscu, gdzie audytor i audytowany wchodzili ze sobą w interakcje personalne. Taka forma realizacji audytu wydaje się najbardziej pożądaną właśnie ze względu na wspomnianą wyżej interakcję osobową, która pozwala wyjaśnić wszystkie niejasności, zapytania, problemy, daje audytowanemu możliwości przedstawienia swojego punktu widzenia, zaprezentowania różnych dowodów potwierdzających spełnienie wymagań normy. Brak możliwości przedyskutowania wątpliwości może prowadzić do błędnych wniosków, na przykład w sytuacji, kiedy zapis w dokumencie jest nieprecyzyjny, a audytor nie ma możliwości przeprowadzenia rozmowy z personelem. Można więc wysnuć wniosek, że rozmowa w trakcie audytu jest strategicznym elementem tego narzędzia. Jednak audyty przeprowadzane w formie przeglądu dokumentów bez interakcji personalnej też mogą spełnić swoje zadanie. Jeżeli celem audytu będzie dostarczenie informacji o kompletności i integralności sprawozdań z badań wydawanych przez różne oddziały wielolokalizacyjnego laboratorium, to audyt w formie przeglądu dokumentacji będzie również skuteczny.

Alternatywą dla audytu na miejscu od niedawna stały się audyty w formie zdalnej, realizowane za pośrednictwem odpowiednich platform internetowych. Z narzędzia tego szczególnie chętnie korzystają laboratoria posiadające różne lokalizacje, jak również te, które współpracują na drodze outsourcingu z audytorami wewnętrznymi. Taka forma prowadzenia oceny pozwala zredukować koszty związane z podróżą audytorów i nie zaburza ciągłości pracy, natomiast wymaga od audytowanego większego nakładu pracy na etapie przegotowania dowodów. W celu zapewnienia sprawnej realizacji audytu audytowany dostarcza niezbędne dokumenty, zapisy przed jego rozpoczęciem, co – jak wspomniałam powyżej – wymaga większego nakładu pracy, ale tym samym daje możliwość audytorowi wnikliwej oceny dostarczonych dowodów.

Można więc wyprowadzić następujący wniosek, że zarówno audyt zadany, jak i ocena na miejscu z interakcją osobową i bez niej mogą byś skuteczne i dostarczać informacji pod warunkiem, że forma audytu zostanie dostosowana do jego celu.

Raport z audytu wewnętrznego
Raport z audytu to zapis, który stanowi dowód potwierdzający realizację ustaleń systemowych, ale przede wszystkim dokument, który ma służyć audytowanemu do analizy kondycji systemu zarządzania jakością. Mając na uwadze cel, raport z audytu powinien zawierać informacje o rodzaju wybranych próbek audytowych, identyfikacje personelu udzielającego wyjaśnień, identyfikacje dowodów, na podstawie których stwierdzono zgodność/niezgodność z wymaganiami. W raporcie powinny znaleźć się także wnioski audytora, które będą odpowiedzią w odniesieniu do celu audytu. Forma raportu jest kwestią ustaleń systemowych organizacji: raport może mieć formę rozprawki, tabeli, w której audytorzy odznaczają spełnienie wymagań lub też inną formę, najbardziej użyteczną dla audytowanego.
Ważnym aspektem związanym z raportem, ale także z całym procesem audytu wewnętrznego, jest termin jego opracowania. Dla zwiększenia skuteczności audytu wewnętrznego okres opracowania raportu powinien być jak najkrótszy. Jeśli od audytu do opracowania raportu mija zbyt długi czas, wpływa to negatywnie na zaangażowanie i chęć wprowadzania zmian, doskonaleń w funkcjonującym systemie.

***

Podsumowując powyższe rozważania można stwierdzić, że audyt wewnętrzny jest znakomitym narzędziem, które pozwala organizacji na samokontrolę i monitorowanie funkcjonowania systemu zarządzania. Fakt, że audyty wewnętrzne realizowane są z wykorzystaniem własnych zasobów, jeszcze zwiększa jego pozytywną ocenę. Kwalifikacja personelu i nadawanie funkcji audytorów wewnętrznych na pewno przyczynią się do podnoszenia kompetencji personelu, a w konsekwencji – pomogą doskonalić system. Wszystko to sprawia, że audyt wewnętrzny jest jednym z najskuteczniejszych narzędzi dostarczających informacji o skuteczności wdrożonego systemu.

Literatura
[1] PN EN ISO 9001:2015-10 Systemy zarządzania jakością – Wymagania.
[2] PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02 Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących.
[3] PN-EN ISO 19011:2018-08 Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania.